В системе управления рисками любого предприятия кадровый учет часто незаслуженно отодвигается на второй план. Однако практика показывает, что ошибки в оформлении трудовых отношений могут стоить бизнесу миллионы рублей. Внезапная проверка Государственной инспекции труда (ГИТ), конфликтное увольнение сотрудника или утечка персональных данных работников — все это триггеры для серьезных финансовых потерь. Аудит кадрового делопроизводства — это комплексная проверка всей HR-документации на соответствие требованиям Трудового кодекса РФ и смежным нормам. Это не просто наведение порядка в бумажках, это создание системы защиты работодателя в суде и при проверках надзорных органов.
Трудовое законодательство РФ имеет ярко выраженный социальный характер и защищает в первую очередь работника. В суде бремя доказывания законности действий всегда лежит на работодателе. Если у вас нет подписанного листа ознакомления с локальным актом или приказ об увольнении составлен с ошибкой, суд восстановит сотрудника на работе и обяжет выплатить ему зарплату за все время вынужденного прогула, а также компенсацию морального вреда.
Что входит в периметр кадрового аудита?
Специалисты Ви Эф Эс Консалтинг проводят проверку по методикам, аналогичным тем, что используют инспекторы ГИТ. Мы анализируем следующие блоки:
Обязательные локальные нормативные акты (ЛНА)
Проверяем наличие и содержание Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положения об оплате труда, Положения о защите персональных данных, Графика отпусков. Важно не только наличие документов, но и факт ознакомления с ними каждого сотрудника под подпись. Отсутствие подписи делает документ юридически ничтожным в отношении конкретного работника.
Трудовые договоры и допсоглашения
Аудит выявляет наличие в договорах всех обязательных условий (ст. 57 ТК РФ): условия труда на рабочем месте (по результатам СОУТ), режим рабочего времени, условия оплаты. Мы проверяем законность срочных трудовых договоров, так как их неправомерное заключение — одно из самых частых нарушений, ведущих к переквалификации в бессрочные.
Учет рабочего времени и оплата труда
Сверяем табели учета рабочего времени с фактическими выплатами. Проверяем правильность расчета сверхурочных, работы в выходные дни и ночное время. Ошибки здесь влекут не только административные штрафы (до 50 000 руб. за каждого сотрудника), но и налоговые риски, если занижена база по НДФЛ и взносам.
- Юридическая помощь в решении проблемных ситуаций
- Консультации юриста онлайн проводятся Пн-Пт, с 10:00 до 18:00 часов
Охрана труда и воинский учет
Это зоны повышенного внимания регуляторов. Мы проверяем наличие журналов инструктажей, карт специальной оценки условий труда (СОУТ), организацию медосмотров. Отдельный блок — аудит воинского учета, штрафы за нарушение которого были многократно увеличены в последнее время.
Виды аудита и результат
Мы предлагаем разные форматы проверки в зависимости от задач бизнеса:
- Полный аудит. Тотальная проверка всех документов по всем сотрудникам. Рекомендуется перед плановой проверкой ГИТ или при смене начальника отдела кадров.
- Выборочный аудит. Проверка документов по выборке (например, 20% персонала) или по зонам риска (только иностранные работники, только материально ответственные лица).
- Аудит перед увольнением (конфликтный). Экспресс-проверка досье конкретного сотрудника, которого планируется уволить «по статье», чтобы исключить риск восстановления через суд.
По итогам аудита вы получаете отчет с перечнем выявленных нарушений, ссылками на санкции и, самое главное, конкретными рекомендациями по исправлению ошибок. Мы помогаем восстановить утраченные документы и внедрить безопасные кадровые процедуры.