Персональные данные сотрудников — самый недооценённый участок: компании годами выстраивают защиту клиентских баз и при этом держат кадровый блок на согласиях из шаблона 2015 года. Между тем именно здесь чаще всего возникают претензии: работник знает, где искать защиту, а трудовая инспекция и Роскомнадзор проверяют кадровые документы охотнее, чем маркетинговые. Отдельная сложность в том, что данными работников управляют сразу два закона — общий и трудовой, и требования у них не совпадают.
Ниже — когда согласие работника нужно, а когда его брать вредно, что запрещено спрашивать, сколько хранить кадровые документы, как оформлять видеонаблюдение и контроль корпоративной почты и чем отвечает работодатель.
Что вы получаете:
- разбор оснований обработки кадровых данных: где работает закон, где договор, а где нужна подпись;
- набор согласий под реальные ситуации — ДМС, фото, пропуск, передача данных партнёру;
- ориентиры по срокам хранения кадровых документов и порядку уничтожения;
- правила для видеонаблюдения, контроля почты и данных кандидатов;
- проверку действующих кадровых форм и переработку тех, что не выдержат спор.
Кому это нужно
- любому работодателю — от ИП с одним сотрудником до холдинга;
- кадровым службам, которые собирают согласия «на всё сразу» при приёме на работу;
- компаниям с ДМС, корпоративной связью и пропускными системами — это передача данных третьим лицам;
- тем, кто ведёт видеонаблюдение или контролирует переписку работников;
- компаниям на кадровом аутсорсинге — данные обрабатывает подрядчик, а отвечает работодатель.
Нормативная рамка
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — общие правила обработки;
- статья 6 № 152-ФЗ — основания обработки: исполнение договора, стороной которого является субъект, и исполнение возложенных на оператора законом обязанностей;
- статья 9 № 152-ФЗ — требования к согласию;
- статья 10 № 152-ФЗ — специальные категории данных: здоровье, национальность, убеждения;
- статья 11 № 152-ФЗ — биометрия, включая пропускные системы по отпечатку и лицу;
- глава 14 Трудового кодекса РФ — обработка данных работника, требования при получении, хранении и передаче; фактически действуют статьи 86–90, статья 85 утратила силу;
- статья 86 ТК РФ — общие требования: данные получают у самого работника, обработка возможна только в определённых целях;
- статья 88 ТК РФ — передача данных работника третьим лицам;
- статья 90 ТК РФ — ответственность за нарушение норм о защите данных работника;
- статья 65 ТК РФ — документы, предъявляемые при приёме на работу; расширять этот перечень нельзя;
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) — сроки хранения кадровых документов;
- статья 13.11 КоАП РФ и статья 5.27 КоАП РФ — административная ответственность.
Когда согласие работника не нужно
Ключевой тезис: для собственно кадровой работы согласие, как правило, не требуется. Обработка идёт на других основаниях — исполнение трудового договора и исполнение обязанностей, возложенных на работодателя законом. Сюда попадает почти вся рутина:
- оформление приёма, переводов и увольнения, ведение личной карточки и трудовой книжки;
- начисление и выплата заработной платы, удержания, исполнительные производства;
- отчётность в налоговую и Социальный фонд, воинский учёт, статистическая отчётность;
- охрана труда, медицинские осмотры там, где они обязательны, инструктажи;
- предоставление отпусков, больничных, пособий и гарантий.
Брать на это согласие не только необязательно, но и рискованно: согласие можно отозвать, и работодатель окажется в положении, когда обрабатывать данные он обязан по закону, а формальное основание отозвано. Отсюда практическое правило: сначала описать цели и определить основание для каждой, и только потом решать, где действительно нужна подпись.
Когда согласие обязательно
- Добровольное медицинское страхование, НПФ, корпоративные программы — данные уходят страховщику или фонду в его собственных целях.
- Фото и видео работника на сайте, в соцсетях, в рекламе — это распространение данных, оформляется отдельным согласием, а изображение гражданина защищено ещё и нормами Гражданского кодекса.
- Биометрический пропуск по отпечатку пальца или изображению лица — обработка биометрии требует письменного согласия, а альтернатива в виде обычного пропуска должна оставаться доступной.
- Передача данных партнёрам и подрядчикам в их целях: организаторам обучения, туроператору корпоративной поездки, оператору корпоративной связи при оформлении номеров на работников.
- Данные, выходящие за рамки трудовых отношений: сведения о членах семьи сверх того, что нужно для гарантий и вычетов; хобби и интересы для корпоративных мероприятий; данные для внутренних рейтингов и профилирования.
- Публикация в корпоративных рассылках и на доске почёта, поздравления с днём рождения с указанием персональных сведений.
- Продолжение хранения резюме кандидата после того, как вакансия закрыта.
Формы под каждую ситуацию делаем в рамках услуги разработка форм согласия на обработку ПДн.
Что нельзя спрашивать и собирать
Трудовой кодекс прямо ограничивает работодателя. Нельзя получать и обрабатывать данные о политических, религиозных и иных убеждениях, о частной жизни, о членстве в общественных объединениях и профсоюзах, за исключением случаев, предусмотренных законом. Данные о состоянии здоровья обрабатываются только в части, относящейся к вопросу о возможности выполнения трудовой функции.
Практический список того, что регулярно оказывается в анкетах и не должно там быть: сведения о вероисповедании, о партийной принадлежности, о наличии судимости там, где закон этого не требует для конкретной должности, о беременности, о планах на детей, о доходах супруга, о кредитной нагрузке, пароли от личных аккаунтов и просьба показать личную страницу в соцсети.
Отдельно — перечень документов при приёме: он установлен Трудовым кодексом и расширению не подлежит. Требовать ИНН, справку из психоневрологического диспансера или характеристику с прошлого места работы, если закон этого не предусматривает для данной должности, работодатель не вправе.
Хранение и уничтожение кадровых документов
Здесь сталкиваются два правила. Закон о персональных данных требует уничтожать данные по достижении цели обработки, архивное законодательство — хранить кадровые документы долго. Разрешается противоречие просто: пока действует установленный законом срок хранения, у работодателя есть самостоятельное основание хранить данные, и отзыв согласия его не отменяет.
Ориентиры, которые нужно зафиксировать в собственном перечне:
- документы по личному составу — трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки и личные дела — хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних (статья 22.1 № 125-ФЗ);
- документы по учёту рабочего времени и расчётам — табели, графики, документы о премировании — хранятся пять лет; табели по работникам с вредными и опасными условиями труда — 50 лет;
- данные кандидатов, не принятых на работу, — до окончания разумного срока рассмотрения кандидатуры, дальше только с согласия;
- записи видеонаблюдения — короткий срок, который работодатель устанавливает сам и фиксирует в положении.
По каждой категории в перечне обрабатываемых данных указываются цель, основание, срок и место хранения. По истечении срока данные уничтожаются с оформлением акта, а при автоматизированной обработке — с подтверждением из журнала регистрации событий. Порядок разбираем отдельно: удаление персональных данных: порядок, сроки и акт.
Видеонаблюдение, пропуска и контроль переписки
Видеонаблюдение в рабочих помещениях допустимо при соблюдении условий: определена законная цель (безопасность, сохранность имущества, контроль производственного процесса), издано положение о видеонаблюдении, работники ознакомлены под подпись, зоны съёмки обозначены табличками, установлены срок хранения записей и порядок доступа к ним. Скрытая съёмка, камеры в комнатах отдыха, раздевалках и санузлах недопустимы.
Биометрические пропускные системы требуют письменного согласия и альтернативы для тех, кто откажется. Заменять согласие приказом нельзя.
Контроль корпоративной почты и рабочих устройств строится на том, что средства принадлежат работодателю и предназначены для работы. Условия: локальный акт с прямым запретом использования в личных целях, ознакомление работников под подпись, разумный объём контроля. Чтение личной переписки в мессенджерах и доступ к личным аккаунтам недопустимы и в отдельных случаях образуют состав преступления.
Передача данных работников третьим лицам
Передача в силу закона согласия не требует: налоговая, Социальный фонд, военкоматы, суды, приставы, органы дознания и следствия при надлежаще оформленном запросе. Проверять полномочия и оформление запроса обязан работодатель, а выдавать сверх запрошенного объёма нельзя.
Передача подрядчику, обрабатывающему данные в интересах работодателя, — кадровый или бухгалтерский аутсорсинг, расчёт зарплаты, СЭД, облачные системы — оформляется договором поручения с обязательными условиями. Разбор конструкции — поручение обработки персональных данных: договор DPA.
Отдельный частый вопрос — справки и характеристики по запросу банка или нового работодателя. Их выдают только с согласия работника, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом.
Что входит в работу
- Аудит кадрового блока: какие данные собираются, на каком основании, что лишнее, какие формы не соответствуют закону.
- Разработка документов: положение об обработке данных работников, приказы, формы согласий и отзыва, обязательства о неразглашении, листы ознакомления, положение о видеонаблюдении и о контроле рабочих средств.
- Перечень кадровых данных со сроками хранения и порядком уничтожения, формы актов и журналов.
- Договоры поручения с кадровыми и бухгалтерскими подрядчиками, страховщиками, провайдерами систем.
- Обучение кадровой службы и регламент ответов на обращения работников и бывших работников.
- Защита в спорах и при проверках — см. приведение обработки данных в соответствие 152-ФЗ и помощь при проверке Роскомнадзора.
Сроки и стоимость
Проверка действующих кадровых форм — один-два рабочих дня. Разработка комплекта документов кадрового блока — от одной недели. Полный аудит с интервью кадровой службы и построением перечня данных — одна-две недели, дальше зависит от численности и числа подрядчиков.
Пошлин процедура не требует. Стоимость — по договорённости и зависит от численности персонала, наличия биометрических систем и видеонаблюдения, а также от того, есть ли внешние подрядчики. Цены не являются публичной офертой.
Вопросы и ответы
Можно ли отказать в приёме на работу, если кандидат не подписал согласие?
Отказ должен быть связан с деловыми качествами. Если согласие для этой обработки вообще не требуется, вопрос отпадает. Если требуется — например, для биометрического пропуска, — работодатель обязан предложить альтернативный вариант, а не отказывать.
Что делать с резюме кандидатов, которых не взяли?
Уничтожить по завершении рассмотрения кандидатуры либо получить согласие на хранение в кадровом резерве с указанием срока. Молчаливое накопление базы резюме годами — типовое нарушение, которое легко обнаруживается.
Нужно ли согласие на передачу данных в банк для зарплатного проекта?
Если работник выбрал банк работодателя и это часть исполнения обязанности по выплате заработной платы, обработка идёт на договорном и законном основаниях. Всё, что шире, — кредитные предложения банка, маркетинг, скоринг — требует отдельного согласия самого работника перед банком.
Обязан ли работодатель уведомлять Роскомнадзор, если обрабатывает только данные сотрудников?
Да. Прежнее исключение для кадровой обработки отменено Федеральным законом от 14.07.2022 № 266-ФЗ с 1 сентября 2022 года, и уведомление подаётся на общих основаниях. Отсутствие клиентской базы от этой обязанности не освобождает.
Что грозит за нарушение правил обработки данных работника?
Административная ответственность по нормам о персональных данных и по трудовому законодательству — параллельно, к организации и к должностному лицу. Плюс требования самого работника: компенсация морального вреда, признание действий незаконными, а при разглашении — возмещение ущерба.
Кто отвечает, если данные утекли у подрядчика по кадровому аутсорсингу?
Перед работником и регулятором отвечает работодатель как оператор. Ответственность подрядчика определяется договором поручения, поэтому в нём важны условия о возмещении и об обязанности немедленно сообщать об инциденте.
Получить консультацию
Расскажите, какие данные вы собираете при приёме на работу, есть ли ДМС, пропускная система и видеонаблюдение и кому передаёте кадровые данные. Проверим формы, уберём лишнее и подготовим комплект, который выдержит и проверку, и спор с работником.
Почта: law@vfs.consulting. Телефон: +7 916 419-16-66.