Когда контрагентов десятки в месяц, разовые проверки перестают работать: закупщик смотрит выписку, юрист — судебные дела, бухгалтер — налоговую нагрузку, и никто не отвечает за итоговое решение. Через год налоговая или банк спрашивает, на основании чего заключён конкретный договор, а подтвердить нечем. Система проверки контрагентов — это внутренний регламент, распределение ответственности, единое хранилище досье и понятный след принятого решения. Мы выстраиваем её под ваш процесс закупок, а не под абстрактный шаблон.
Что вы получаете:
- регламент проверки контрагентов с уровнями глубины в зависимости от суммы и типа сделки;
- критерии стоп-факторов и порядок эскалации спорных случаев;
- формы анкеты контрагента, чек-листа проверки и итогового заключения;
- распределение ролей между закупками, юристами, финансами и службой безопасности;
- настройку хранения досье и сроков перепроверки действующих партнёров;
- подбор и сравнение сервисов проверки под ваш объём, включая работу через личный кабинет;
- обучение сотрудников и разбор первых десяти проверок вместе с вашей командой.
Кому это нужно
- компаниям с регулярными закупками, где проверка сейчас держится на одном человеке и его памяти;
- группам компаний, которым нужны единые правила для нескольких юридических лиц;
- тем, кто получил претензию ФНС по конкретному поставщику и хочет закрыть системную дыру, а не один эпизод;
- компаниям с «жёлтым» статусом в платформе ЗСК Банка России;
- бизнесу, готовящемуся к сделке или к привлечению инвестора: покупатель обязательно смотрит на процедуры;
- тем, кто уже купил сервис проверки, но пользуется им бессистемно и не понимает, что делать с результатом.
Из чего состоит система
- Уровни проверки. Три-четыре градации по сумме договора и типу контрагента: экспресс-проверка, стандартная, углублённая, проверка бенефициаров. Для каждого уровня — свой перечень источников и свой срок.
- Стоп-факторы. Закрытый список признаков, при которых договор не подписывается без решения руководителя: недостоверность сведений в ЕГРЮЛ, банкротство, отсутствие ресурсов, массовый адрес, дисквалификация директора.
- Документальный след. Анкета контрагента с подписью, заключение проверяющего, дата и источник данных. Именно это предъявляется инспекции, а не скриншот сервиса.
- Перепроверка. Порядок мониторинга действующих партнёров: раз в квартал, раз в год или по событию.
- Ответственность. Кто проверяет, кто согласует, кто вправе принять риск. Без этого пункта регламент не работает.
Как проходит работа
- Интервью с закупками, юристами и финансами: как сейчас проходит путь от выбора поставщика до подписи.
- Аудит текущей практики на выборке из десяти-пятнадцати заключённых договоров — что реально проверялось и что сохранилось в документах.
- Разработка регламента и форм, согласование с вашими руководителями подразделений.
- Подбор инструментов: сравниваем сервисы проверки по покрытию источников, выгрузкам и цене под ваш объём.
- Внедрение: обучение, сопровождение первых проверок, корректировка форм по обратной связи.
Сроки и что понадобится
Типовой проект занимает от трёх до шести недель: неделя на интервью и аудит, две на разработку и согласование, остальное — на внедрение. От вас нужны действующие внутренние документы по закупкам, доступ к выборке договоров и по одному представителю от каждого участвующего подразделения. Если в компании уже есть положение о договорной работе, мы дорабатываем его, а не пишем параллельный документ.
Сколько стоит
Регламент и комплект форм для одного юридического лица — от 60 000 ₽. Проект с аудитом текущей практики, подбором сервиса и обучением — от 120 000 ₽. Внедрение единых правил в группе компаний — по объёму. Дальнейшее ведение проверок нашими юристами — от 25 000 ₽ в месяц в зависимости от количества контрагентов. Цены не являются публичной офертой, точная сумма определяется после интервью.
Вопросы и ответы
Нам достаточно купить сервис проверки контрагентов?
Сервис даёт данные, а не решение. Инспекция спрашивает, какой вывод сделала компания и кто его принял. Без регламента и подписанного заключения личный кабинет сервиса остаётся набором отчётов, которые никто не читал.
Какой сервис выбрать?
Зависит от объёма и задач. Для десяти проверок в месяц хватит базового тарифа любого из крупных сервисов, для сотни важны массовая загрузка ИНН, мониторинг изменений и выгрузка в ваши системы. Мы сравниваем варианты по вашим цифрам и не получаем вознаграждения от поставщиков.
Регламент защитит от доначислений?
Гарантий здесь не бывает: исход спора зависит от реальности операций. Но документально подтверждённая процедура проверки — то, на что ссылаются суды при оценке должной осмотрительности, и её отсутствие почти всегда играет против налогоплательщика.
Кто должен вести проверку внутри компании?
Чаще всего инициирует закупка, проверяет юрист, спорные случаи решает финансовый директор. В небольших компаниях функцию совмещают, и тогда критично письменно зафиксировать, кто вправе принять риск и подписать договор вопреки замечаниям.
Можно ли отдать проверки вам целиком?
Да. Мы ведём поток проверок по согласованному регламенту, присылаем заключения в оговорённый срок и раз в квартал даём сводку по выявленным рискам. Такой формат обычно дешевле выделенного сотрудника.
Получить консультацию
Расскажите, сколько контрагентов проходит через компанию за месяц и кто их сейчас проверяет — предложим объём работ и сроки. Другие форматы точечных и разовых проверок — в разделе due diligence и проверка контрагентов. Оценка задачи бесплатная.
Почта: law@vfs.consulting. Телефон: +7 916 419-16-66.
